Tak się składa, że bardzo lubię książki. Na co dzień nie zawsze mam na lekturę tyle czasu ile bym chciała, dlatego gdy podróżuję pociągiem, przeważnie w celach zawodowych, często korzystam z okazji i umilam sobie czas czytaniem.
Ostatnio na moją towarzyszkę podróży wybrałam książkę będącą zbiorem korespondencji. Były w niej listy osób bardziej i mniej znanych. Listy poważne, wzruszające, zabawne. Do tych zabawnych z pewnością zaliczyłabym pełen oburzenia list Marge Simpson do pierwszej damy Barbary Bush, która stwierdziła, że Simpsonowie to „najgłupsza rzecz, jaką kiedykolwiek widziała” czy odpowiedź Albusa Dumbledore’a na podanie o pracę na stanowisku profesora Obrony Przed Czarną Magią w Hogwarcie** 😉
Spółka również nawiązuje i prowadzi korespondencję z wieloma podmiotami – partnerami handlowymi, klientami, urzędami. Korespondencja ta jest przeważnie istotna z punktu widzenia interesów firmy.
Chciałam Ci dziś powiedzieć, że zgodnie z przepisami, przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców albo ewidencji, ma obowiązek umieszczania w oświadczeniach pisemnych skierowanych w zakresie swojej działalności do oznaczonych osób i organów numeru identyfikacji podatkowej NIP oraz obowiązek posługiwania się tym numerem w obrocie prawnym i gospodarczym.
Przepis stosuje się również do oświadczeń pochodzących od spółki cywilnej, bo choć nie jest ona przedsiębiorcą, posiada swój własny numer NIP.
Wymóg ten podyktowany jest względami bezpieczeństwa obrotu i ma zapobiegać wprowadzeniu potencjalnych kontrahentów w błąd.
Pamiętaj więc aby wśród danych znalazł się również NIP spółki cywilnej. Na jego podstawie potencjalny kontrahent może zgromadzić podstawowe dane dotyczące spółki oraz jej wspólników.
Również jeśli oferujesz towary lub usługi w sprzedaży bezpośredniej lub w sprzedaży na odległość jesteś zobowiązany do podania w ofercie co najmniej:
- nazwy spółki,
- numeru identyfikacji podatkowej NIP,
- siedziby i adresu spółki.
Skoro już jesteśmy przy korespondencji, to zupełnie na marginesie, chcę Ci zwrócić uwagę na kilka oczywistych ale wartych przypomnienia kwestii.
Zawsze zostawiaj w dokumentacji firmowej kopię wychodzącej korespondencji wraz z dołączonym dowodem jej nadania. Zastanów się również czy treść listu nie jest na tyle istotna, że w przyszłości może zajść konieczność udowodnienia czy i kiedy adresat ją odebrał. W takiej sytuacji wysyłaj korespondencje z zpo albo drukuj raport ze śledzenia przesyłek na stronie poczty. Drukuj ważne maile i zachowuj je.
W przyszłości wiele może zależeć od tego czy jesteś w stanie wykazać, że list o określonej treści został odebrany przez adresata i kiedy to miało miejsce (np. w razie sporu przed sądem).
* Część tytułu posta pochodzi z piosenki Skaldów – Medytacje wiejskiego listonosza
** Listy niezapomniane, tom II – Shaun Usher
{ 0 comments… add one now }